Politique de confidentialité du CRC d’Ottawa ouest

Politique de confidentialité du CRC d’Ottawa ouest


Introduction

Le Centre de ressources communautaires (CRC) d’Ottawa ouest est résolu à préserver la confidentialité des renseignements personnels concernant ses clients, ses bénévoles, ses employés, ses stagiaires, ses donateurs, ses membres et ses divers intervenants.

Les renseignements personnels lui sont confiés en toute confiance, et doivent donc rester confidentiels. Il est important que les renseignements personnels ne circulent pas à l’extérieur du CRC d’Ottawa ouest, sans autorisation, ou entre les membres du personnel du CRC d’Ottawa ouest pour des raisons autres que la prestation des services ou la réalisation de tâches connexes.

Le CRC d’Ottawa ouest doit recueillir des renseignements personnels pour pouvoir offrir des services sociaux et de santé de qualité à la collectivité, et pour réaliser divers projets et activités.

Toute personne qui lui confie des renseignements personnels peut s’attendre à ce que ces derniers soient soigneusement protégés et utilisés uniquement pour les fins auxquelles ils ont été obtenus. Toute autre utilisation des renseignements personnels doit être autorisée par la personne ayant confié les renseignements.

L’objet de la présente politique est d’assurer que les renseignements personnels obtenus par le CRC d’Ottawa sont amassés, utilisés et divulgués, le cas échéant, à l’interne ou à l’externe, de façon appropriée. La présente n’a toutefois pas pour objet d’interdire au personnel de discuter des renseignements personnels pour des raisons légitimes.


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Définition de « renseignements personnels »

Le terme « renseignements personnels » désigne tout renseignement factuel ou nominatif, consigné ou non, concernant une personne identifiable.

En voici quelques exemples : l’âge, le nom, la taille, le poids, les données médicales, l’état physique ou mental (y compris les antécédents familiaux), le nom d’un prestataire de soins, un plan de prestation de services communautaires, un numéro d’identification, le revenu, l’origine ethnique, le type sanguin, une opinion ou des commentaires personnels, les résultats d’une évaluation, l’état matrimonial, une mesure disciplinaire visant la personne, les données du dossier d’un employé, de l’information sur le crédit ou sur un emprunt, des intentions (p. ex., de changer d’emploi), etc.

Les renseignements personnels ne comprennent toutefois pas le titre d’un poste et les numéros de téléphone et l’adresse apparaissant sur une carte professionnelle ou autrement diffusés publiquement, p. ex. dans un annuaire téléphonique.


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Dispositions

Les dispositions de la politique de confidentialité du CRC d’Ottawa ouest se fondent sur dix principes découlant du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CSA).

La Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques prennent d’ailleurs appui sur ce code. Voici donc les dix principes directeurs et leur définition.

  1. Responsabilité
    Le CRC d’Ottawa ouest se tient responsable de protéger tous les renseignements personnels en sa possession et d’en préserver la confidentialité en tout temps. On s’attend à ce que le personnel, les bénévoles et les stagiaires qui ont accès aux dossiers contenant des renseignements personnels respectent la politique sur la protection des renseignements personnels et la confidentialité. Cette responsabilité comprend celle de veiller à ce que tout tiers à qui des renseignements ont été communiqués prenne des mesures tout aussi rigoureuses que celles du CRC d’Ottawa ouest pour assurer la protection des renseignements personnels.

  2. Fins de la collecte de renseignements
    Les renseignements personnels doivent être recueillis à des fins précises. Le CRC d’Ottawa ouest doit déterminer les fins précises de la collecte avant de pouvoir recueillir et utiliser des renseignements personnels.

  3. Obtention du consentement
    Un consentement valable et éclairé doit être obtenu d’une personne avant de pouvoir recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels, sauf dans les cas indiqués dans les politiques et procédures du CRC d’Ottawa ouest.

  4. Limites de la collecte
    La quantité et le type de renseignements se limitent à ce qui est nécessaire aux fins déterminées.

  5. Limites visant l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements
    Le CRC d’Ottawa ouest s’engage à :
    • utiliser ou divulguer les renseignements personnels uniquement pour les fins auxquelles ils ont été recueillis, à moins d’avoir obtenu le consentement éclairé de la personne visée ou d’en être tenu par la loi;
    • conserver les renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire, selon les fins prévues;
    • conserver les renseignements personnels utilisés pour éclairer des décisions ultérieures concernant une personne pendant un délai raisonnable — cela permet en outre à la personne d’obtenir de l’information sur une décision la concernant et de demander réparation, le cas échéant;
    • consigner toute(s) nouvelle(s) fin(s) d’utilisation des renseignements personnels et obtenir les consentements nécessaires.
  6. Exactitude des renseignements
    Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils ont été recueillis.

  7. Mesures de sécurité
    Le CRC d’Ottawa ouest doit protéger les renseignements personnels contre le vol et la perte et contre l’accès, la divulgation, la copie ou l’utilisation non autorisés.

  8. Ouverture
    Le CRC d’Ottawa ouest doit mettre à disposition de l’information précise et accessible sur la gestion des renseignements personnels, et doit permettre aux personnes intéressées de communiquer aisément avec le responsable de la protection des renseignements personnels et de la confidentialité du CRC d’Ottawa ouest.

  9. Information sur l’utilisation des renseignements personnels
    Une personne doit pouvoir s’informer de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels, et doit pouvoir avoir accès à ses renseignements.

  10. Plainte relative au respect de la politique
    Toute personne (client, employé, etc.) peut déposer une plainte concernant le respect des principes décrits précédemment auprès du responsable de la protection des renseignements personnels du CRC d’Ottawa ouest ou auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

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Joindre le responsable de la protection des renseignements personnels

Toutes les questions, préoccupations ou plaintes relatives à la politique sur la protection des renseignements personnels et la confidentialité du CRC d’Ottawa peuvent être acheminées au responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse ci-dessous :

Centre de ressources communautaires d’Ottawa ouest
2, cour MacNeil, Kanata (Ontario) K2L 4H7
Téléphone : 613-591-3686
Télécopieur : 613-591-2501
Courriel : info@wocrc.ca

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